Eventos y Networking, una combinación perfecta o una mentira viralizada

Hace unos días os estuve hablando en un post del Networking y la organización de eventos  y quedaban algunos aspectos importantes que tratar y por eso hoy quiero afrontar alguno que creo que es necesario, aunque ya os adelanto que no será la última vez que os traiga enfoques útiles sobre este tema.

Empecemos por decir que el que digas que haces eventos es fácil, hacerlo es ya más complicado, y hacerlos bien, mucho más complejo.

Decir que en tu evento hay networking es muy simple, lo puede hacer cualquiera. Hacerlo de verdad es mas complicado, y hacerlo de verdad y bien, que sea realmente Networking, eso ya no es tan sencillo ni lo hacen todos. ¿y como conseguir que todos los eventos lo aporten de verdad? Lee hasta el final y verás lo que te propongo que te va a gustar.

Organizar un evento es complicado y hay que valorar el esfuerzo y la dedicación de quien lo hace, empecemos por ahí, porque desde el punto de vista del asistente parece que es tan simple que todo el mundo lo puede hacer sin más preparación. Pero no es cierto, ya que hay muchos aspectos que no se toman en cuenta y que son determinantes para el buen éxito del mismo.

Estoy hablando de que un evento no es solo traer a unos ponentes a una sala de un hotel o de nuestras dependencias. No. Hay mucho más. Empezando por pensar qué tipo de evento queremos; el objetivo del mismo; el contenido que queremos que los ponentes transmitan; conseguir ponentes de suficiente nivel que puedan y quieran en esa fecha y que nuestro presupuesto nos permita traerlos; fijar el orden de las ponencias; la fecha de entrega de sus presentaciones y si son en windows o en mac; si necesitarán conexión a internet para poner vídeos o ver algo en directo; y siguiendo por los viajes de los ponentes si vienen de fuera de tu ciudad incluyendo los desplazamientos desde el tren o aeropuerto hasta el evento; si necesitan hotel para dormir el día antes o el de después; quien será su anfitrión y se encargará de atenderles y hacerles sentir encantados de venir; si necesitan algo especial para dar sus ponencias; alergias alimentarias que puedan tener, etc

 

 

Y luego en la parte logística hay que concertar y negociar el salón, y eso incluye si necesitamos tarima; cuantos micros requeriremos y de que tipo, es decir, de solapa, de mano etc; si necesitamos mesa de control audiovisual; decidir si la organización del salón será tipo escuela, teatro, cabaret o como prefiramos; habrá que solicitar pantalla con cañón; traer un par de ordenadores para conectar al cañón, uno titular y otro de suplente por si algo falla; si queremos dar internet a los asistentes garantizándonos que funcione y no se caiga a la mitad de la jornada dejando a todos aislados; si queremos emitir el evento en streaming; disponer de fotógrafo y grabación de vídeo; elegir y contratar un presentador del evento, azafatas o azafatos, personal en la mesa de acreditaciones y si van a llevar algún tipo de uniforme o ropa que les identifique; habrá que comprar un photocall, rollups, merchandising, habrá que hacer los diseños tanto de todos ellos como de los diferentes tipos de acreditaciones; deberemos decidir si queremos que haya enchufes para los asistentes; qué tipo de coffee break ofreceremos, o si es una jornada, cual por la mañana y cual por la tarde; si incluirá comida; si queremos tener uno o varios community managers; como será la página de inscripciones; el precio del evento; las bases de datos para el email marketing…

 

 

Podría seguir con muchas mas cosas como todo el tema de presupuestos, patrocinadores, invitados, imprevistos, ponentes que fallan a última hora y mil aspectos que son importantes, pero no quiero aburriros. Organizar un buen evento requiere muuuuucho trabajo de meses, de un equipo de profesionales dedicados a que no se escape ningún detalle, que todo funcione y que finalmente la sala esté llena, los ponentes den lo mejor y los asistentes se vayan encantados de haber dedicado ese tiempo a asistir. Por estos motivos no puede realizarlos cualquiera, al menos si, como decía al principio, queremos que salga todo bien. Lo sé porque llevo décadas organizando eventos de muchos tipos y lo he vivido en carne propia.

Y en este enorme puzzle de cosas a tener en cuenta entra el Networking como un elemento adicional que los organizadores meten en el programa porque piensan que solo con decirlo puede atraer a los asistentes, ya que hay muchos eventos en competencia y conseguir que la sala esté llena es complicado pero imprescindible, ya sea porque es de pago y hay que recaudar para financiar los costes del evento o porque es gratis y los patrocinadores han apostado con su dinero por tener un número importante de asistentes. En cualquier caso…

¿Qué añade la palabra Networking a tu evento para que la digas aunque sea el cóctel o el vino de toda la vida?

Pues la respuesta es sencilla, en la mayoría de las ocasiones los organizadores la ponen porque deducen que va a transmitir que en esa parte del evento se aporta un valor extra, y con ello están creando una expectativa de que ademas de aprender podremos hacer contactos con personas valiosas, que conseguiremos clientes, que podremos darnos a conocer y darles nuestra tarjeta a empresas que vienen de expositores, ponentes o patrocinadores esperando que eso nos produzca un retorno de ingresos, ya sea porque contraten nuestros servicios, nos den empleo o nos pidan una reunión para conocer nuestro negocio. Pero ¿eso es realmente Networking? No, eso es puro marketing, en unos casos  porque tienen equivocado el concepto de lo que significa, y piensan que tener a un grupo de asistentes en una sala, tomando ese café, el cóctel o el vino y charlando entre ellos ya es networking y por eso creen que no mienten, y en otros porque como todos lo incluyen en su programa pues yo también, pero no es verdad, networking es mucho más que eso.

Deja de hacer contactos y empieza a hacer relaciones

Lo he repetido miles de veces porque creo firmemente en ello, y los eventos con Networking real es uno de los elementos para el verdadero Networking, en unos casos para comenzar esa primera fase que abre la posibilidad de empezar a crear relaciones y en otros como parte del Plan de Networking que nos permita relacionarnos con quien queremos o necesitamos, pero en cualquier caso eso ocurre solo si está bien hecho.

 

 

¿Y qué hago si me inscribo a un evento que dice que hay networking para saber si será verdad?

Si vas a un evento en el que te ponen en el programa que durante el descanso habrá Networking o lo incluyen como parte de la descripción del mismo sin determinar cuando será, te recomiendo que hagas lo siguiente. Antes de inscribirte, mira la web de inscripción para localizar el teléfono el email o la forma de contacto que ofrezcan los organizadores y hazles algunas de estas preguntas:

• ¿a qué hora será el networking y cuanto durará?
• ¿en qué consistirá exactamente?
• ¿de qué tipo de networking se trata?
• ¿habrá alguien dedicado a estudiar los perfiles de los asistentes para encontrar las conexiones?
• ¿habrá alguien dedicado a presentarnos a personas con las que tengamos cosas en común o a los ponentes?
• ¿se realizará algún tipo de dinámica de networking que nos ayude a presentarnos o a conocer a otros asistentes?

Habría algunas mas que poder hacer, pero con las respuestas a estas preguntas tu mismo podrás determinar si es o no un networking real y si realmente se lo han tomado en serio y quieren aportar un diferencial, lo cual es de valorar y mucho en este momento en que tan pocos lo hacen, o solo es lo que ya he mencionado en otras ocasiones, echarnos al corral como gallinas diciéndonos… ale, haced networking.

Y si ya te atreves, sería interesante por el bien de todos que en los casos que la respuesta resumen sea que será el cóctel o el vino de toda la vida, les preguntes

¿y por qué no hacéis Networking de verdad en vez de decirlo pero no hacerlo?

Y digo por el bien de todos ya que si muchos nos ponemos a hacerles reflexionar en este punto, algunos más acabarán haciéndolo, y en poco tiempo será algo habitual incluir el verdadero Networking en la mayoría de los eventos, lo cual nos beneficiará a todos los que asistimos a eventos por llevarnos un importante valor añadido que no es posible conseguir de otra forma con esas personas que han estado en el mismo sitio que nosotros y que se habitualmente se van sin haber podido conocerlas perdiendo las posibles sinergias que podían existir.